Excelde Tablo Oluşturma

Excelde tablolarla çalışmak isimli başlığı gören standart bir excel kullanıcısı şunu diyebilir. Ben zaten tablolarla çalışıyorum. Tablo oluşturmayı biliyorum. Bu yazıyı okumasam da olur 🙂

Emin misiniz?

İddialı bir cümle sarf ettiğimin farkındayım. Ve muhtemelen bugüne kadar excel de tablolarla çalıştığınızı düşünüyordunuz.

Çoğu excel kullanıcısı, tablo oluşturmaktan bahsedildiği zaman şunu anlar. Başlıkları yaz. Değerler var ise değerleri gir. Daha sonra hücreleri renklendir. Kenarlıkları oluştur. Evet bir tablo yaptım.

Hayır! Bir tablo yapmadınız. Bir hücre grubuna veri girişi yaptınız ve bu grubu biçimlendirdiniz.  

Size göre bir tablo olan şey aslında Excel için bir hücre grubundan başka bir şey değil. Öyle olduğu için de herhangi bir amaç ile tabloyu kullanma ihtiyacı duyduğunuzda iş yükünüzü ciddi anlamda arttırmış olacaksınız.

Özetle, belki kendinize göre hücreleri gruplayarak, renklendirerek bir tablo oluşturmuş olabilirsiniz. Ancak sizin yaptığınızın tablo olduğunu excel bilmiyor. Ve bilmediği için de sizde excel’de bir tablo oluşturmanın nimetlerinden faydalanamıyorsunuz.

Excel’in anlayacağı dilden konuşmanın size neden çok şey kazandıracağını biraz sonra açıklayacağım. Ama önce sizi biraz daha şaşırtayım.

Çoğunuz, Giriş sekmesi altında bulunan “Tablo Olarak Biçimlendir” altındaki şekilde görülen stilleri görmüş ve şunu demiştir(Ben demiştim:)). Burada tablo stilleri var. Çeşitli renk seçenekleri var. Ben neden buradaki şablonlardan birini seçeyim ki. Kendi tablomu kendim tasarlarım.

Halbuki bu özellik, tablonuzu sadece renklendirmek için konulmamış. Aynı zamanda Excel’in ilgili alanda bir tablo olduğunu anlamasını sağlıyorsunuz. Ama yine de ben kendi stilimi kendim oluştururum diyorsanız, listenin en altında, “Yeni Tablo Stili” özelliği ile istediğiniz stil şablonunu oluşturabilirsiniz.

Bu kadar meraklandırma yeter sanırım. Excelde sizin için tablo olan verilerin excel tarafından da tablo olarak algılanması için, Giriş sekmesi altında bulunan stil şablonlarından bir tanesini seçmeniz gerekir(Not:Kendi stilinizi oluşturabileceğinizi yukarda anlattık). Bir örnek üzerinden giderek excele bir tablomuz olduğunu öğretelim.

Elimizde aşağıdaki başlıklara verilerden oluşacak bir tablo olsun. Başlangıç için iki değer gireceğim.

Şimdi ise üç adımda tabloya dönüştürmeyi anlatalım.

  1. Tablonuz üzerinde bir yere tıklayın(Hepsini seçmenize gerek yok. Excel akıllı. Kendi seçecektir)
  2. Giriş sekmesinde, Tablo olarak biçimlendir deki stiller den bir tanesini seçin. Ben şekilde görülen stili seçiyorum.

Stil seçmemizle birlikte excel tablonun tamamını kendisi otomatik seçiyor ve “Tablo Olarak Biçimlendir” penceresi ile benden onaylamamı bekliyor.

3. “Tablom üstbilgi satırı içeriyor” kutucuğunu seçiyoruz. Seçmemizdeki amaç, ilk satırın başlıklardan oluştuğunu, diğer satırların ise bu başlıklarla ilgili verilerden oluştuğunu bilsin istiyoruz.

Tamam butonuna tıkladığımızda, şekilde de görüldüğü gibi tablo olarak biçimlendirmiş oluyoruz.

Hocam, o kadar bahsettiniz. Hepsi bunun için miydi? Tabi ki hayır. Bundan sonra başlıyor her şey.

Eğer tablo olarak biçimlendirdiyseniz, tablonuz üzerinde herhangi bir hücreye tıkladığınızda, normalde sekmelerde görünmeyen bir sekme görünür. Adı “Tablo Araçları – Tasarım” sekmesidir.

Sol taraf da dikkat ettiyseniz, excel tarafından tablomuza Tablo2 adı atanmış. İsterseniz tablomuzun adını “Ürünler” diye değiştirelim. Biraz sonra, bu ismi kullanarak işlemler gerçekleştireceğiz. Tablo Adı alanına “Ürünler” yazıp Enter tuşuna basalım. Artık tablomuzun akılda kalıcı bir ismi var. Hem barındırdığı verilerle de uyumlu bir isim.

Tablo-1: Örnek Tablo Örnekleri

 

İstenilen İşlemKlasik YaklaşımdaTablo Özellikleri İle
Tabloya yeni kayıt eklemeKayıt girişi elle yapılır. Daha sonra tablo kullanıcı tarafından yeniden biçimlendirilir.Kayıt girişi elle yapılır. Yeni eklenen kayıt excel tarafından algılanarak tablonun sınırları içerisine dahil edilir.
Tabloya yeni sütun eklemeSütun ismi elle yazılır. Daha sonra tablo kullanıcı tarafından yeniden biçimlendirilir.Kayıt girişi elle yapılır. Yeni eklenen sütun excel tarafından algılanarak tablonun sınırları içerisine dahil edilir.
Tabloya Dışardan Erişim-1Tabloya dışarıdan erişmek isteyen kullanıcının tablonun hangi sayfada olduğunu, hangi satırın hangi hücresinden başlayıp hangi satırın hangi hücresinde bittiğini excele söylemesi gerekir(Örneğin:A1:D20)İhtiyaç duyulan tek şey tablonun akılda kalıcı isminin hatırlanmasıdır (Örneğin:Ürünler).
Tabloya Dışardan Erişim-1Tablonun herhangi sütunlarına erişmek isteyen kullanıcının tablonun ilgili sütunlarının hangi hücrede başlayıp hangi hücrede bittiğini excele söylemesi gerekir.İhtiyaç duyulan tek şey tablonun adı ve sütunun adının bilinmesidir(Örneğin: Ürünler[PersonelID]).
Filtrelemeİstenilen filtrelem işlemeri rahatlıkla gerçekleştirilebilir.İstenilen filtrelem işlemeri rahatlıkla gerçekleştirilebilir.
Sıralama-1Sıralama yapmak isteyen kullanıcı başlık satırının da excel tarafından sıralamaya tabi tutulma kaygısı yaşar.Excel tarafından başlık ve veri satırları bilindiği için, kullanıcının böyle bir kaygısı söz konusu olamaz.
Sıralama-2Özel listeler veya hücrelerin farklı özelliklerine göre yapılacak işlemlerde istenmeyen sıkıntılar oluşabilir.Başlık ve veri satırları ayrı olduğundan böyle bir sıkıntı söz konusu olamaz.
Temel Matematiksel İşlemlerSütunlara ait Ortalama, Say, En Büyük, En Küçük vb. değerler kullanıcı tarafından yazılacak formüller ile elde edilebilir.Tablo Araçları Tasarım sekmesinde “Toplam Satırı” kutucuğunu seçen kullanıcı, excel’e istediği sütunlar üzerinde Ortalama, Say, En Büyük ve En Küçük gibi işlemleri otomatik hesaplatabilir.
Formül Oluşturma-1Satırlardan bir tanesinde formül oluşturulur. Daha sonra bu formülün diğer satırlara da uyarlanması için kullanıcı tarafından ek işlemler yapılır(Örneğin: Aşağı doğru formül sürüklenir).Satırlardan bir tanesinde formül oluşturulur. İlgili sütundaki diğer hücrelerde formüller excel tarafından otomatik uyarlanır.
Formüllerde Kullanım-2Formüllerde, özellikle büyük tablolarda veya karmaşık formüllerde formülün oluşturulması kullanıcı tarafından bir işkenceye dönüşebilir. (Örn “=TOPLA(Sayfa2!D2:D3)”)Kullanıcı formül yazarken sadece tablonun adını ve ilgili sütunların isimlerini belirtir (Örn “=TOPLA(Ürünler[Stok Adedi])”).
Formüllerde Kullanım-3Aynı tablo içerisindeki bir sütunun değeri kullanılarak formül yazılacaksa, gidilip ilgili sütunun isminin öğrenilmesi yeterlidir. Örneğin: “C veya D”Aynı tablo içerisindeki bir sütunun değeri kullanılarak formül yazılacaksa, yapılması gereken tek şey sütunun akılda kalıcı ismini yazmak ve başına “@” sembolü eklemektir. Örneğin: “=[@[Birim Fiyatı]]*[@[Stok Adedi]]”

Tablo-2: Klasik Tablo Yaklaşımı ile Excel Tablolarının Karşılaştırılması

Bir Cevap Yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir