Excelde Verileri Sıralama

Excel de tablolarda ve hücre aralıklarında belli verilerin belli kriterlere göre sıralamaya tabi tutulmaları gerekebilir. Çoğu excel kullanıcısı bunu gerçekleştirmek için Giriş sekmesinde bulunan “Sırala ve Filtre Uygula” özelliğini kullanarak veya Veri sekmesinde bulunan “Sırala ve Filtre Uygula” grubu altında sıralama işlemleri yapılabildiğini bilir.

Sıralama özelliğini bir tablo üzerinde kullanmış Excel kullanıcıları, sıralamaya tabi tuttukları sütundaki verilerin sıralanması durumunda bu veriler ile ilişkili diğer satırlardaki verilerinde bu işleme tabi tutulacağını bilirler.

Peki Excel de bulunan Sırala özelliğiyle sadece verilerin sayısal büyüklük veya alfabetik sıralarına göre mi sıralama yapılabilir. Bu seçenekler dışında farklı sıralama seçeneğimiz varmıdır?

Bir diğer soru, hocam ben bir sütundaki verilerin sıralanmasını istiyorum ve exceldeki sırala özelliğini kullanarak bunu gerçekleştiriyorum. Ancak, bu sütundaki verilerin alt grubu özelliğine sahip diğer sütundaki verileri ilk sütunuma bağlı olarak sıralamak istediğimde excel önceki sütundaki bulunan verilere bağlı sıralama yapmıyor. Bu olaya verilebilecek en güzel örnek, İl ve ilçeler tablosu olabilir. Siz illeri belli bir düzene göre sıralamaya tabi tuttuktan soran, başka bir sütunda bulunan ilçe isimlerinin, bağlı oldukları ilin altında sıralanmasını isteyebilirsiniz.

Yukarıda anlatılanları daha somut hale getirelim.

Excel de sıralama özelliğine iki sekme altından erişilebilir. Bunlardan bir Giriş sekmesidir. Diğeri ise Veri sekmesidir. Giriş sekmesinde şeridin en solunda Filtreleme özelliğiyle birlikte sıkıştırılmış halde sıralama özelliğine erişilebilir.

Veri sekmesinde ise, yine aynı özelliklere erişim mümkündür. Şekilde de görüldüğü üzere, A dan Z ye ve Z den A ya sıralama seçenekleri sık kullanım ihtiyaçlarından dolayı Sırala özelliğinin dışından da erişilebilir hale getirilmiştir.

Excel kullanıcılarının çoğu bu iki özellik dışında bulunan sıralama seçeneklerini merak etmemiştir. Hâlbuki Excel sırala özelliği yardımıyla, bu iki özellik dışında birçok seçeneğe bağlı sıralama yapmamız mümkündür. Bu özellikleri örnek senaryolar üzerinden anlatmaya çalışalım.

Senaryo - 1 İl ve İlçeler Tablosu
Senaryo - 2 Aylar Tablosu
Senaryo - 3 Personel Tablosu
Senaryo - 4 Satışlar Tablosu

Senaryo-1: Elinizde iller ve bu illerin ilçelerin isimlerinin bulunduğu İller isimli bir tablo olsun (Çalışmamızda İstanbul, Ankara ve İzmir illerine ait birkaç kayıttan oluşan bir tablo kullanacağız). Siz ise her ili kendi altında sıralamaya tabi tutmak istiyorsunuz. Ve şekildeki sonucun oluşmasını istiyorsunuz.

Çözüm-1: Bir önceki sütunda bulunan verilere bağlı olarak sıralama yapmaya ihtiyaç duyuyorsanız, Sıralamada bulunan düzey özelliğini kullanmalısınız. Düzeyler yardımıyla, birden fazla sütunu belli kriterlere bağlı kalarak, ve bir önceki sıralama düzenini bozmayarak sıralama ihtiyacımızı karşılayabiliriz.

Şimdi ise adım adım yapılması gerekenleri yapalım.

Adım-1: Tablomuz üzerindeki herhangi bir hücreye tıkladıktan sonra Veri sekmesinde bulunan Sırala özelliği seçilir(Şekil yukarıda).

Dikkat! Veri sekmesinde bulunan Sırala özelliğine tıkladığınızda eğer “Belirtilen aralık kullanılarak komut tamamlanamadı. Aralıkta tek bir hücre seçin ve komutu yeniden deneyin” mesajını alırsanız, Excel’e hangi tablo üzerinde işlem yapmak istediğinizi anlatamamışsınız demektir. Önce tablonuzu seçin. Daha sonra Sırala özelliğine tıklayın.

Adım-2: Karşınıza gelen Sırala penceresinde “Düzey Ekle” butonu ile çalışma sayfamıza iki düzey eklenmesini sağlıyoruz.  Dikkat edecek olursanız, düzeylerin yanında Sıralama Ölçütü ve Daha sonra metinleri bulunmakta. Bu da bizim istediğimiz bir durum.

Adım-3: Düzeylerde sütun ismi olarak sırasıyla “İl Adı” ve “İlçesi” alan adlarını seçiyoruz.

Adım-4: Yapmak istediğimiz sıralama hücrelerde bulunan değerlere göre olduğu için “Sıralama Koşulu” olarak Değerleri seçiyoruz.

Adım-5: İl ve İlçe isimlerini alfabetik sıralamaya tabi tutmak istediğimiz için Düzen olarak “A’ dan Z’ye” seçeneğini seçiyoruz.

Adım-6: Son olarak Tamam butonuna tıklıyor ve sıralama işlemimizin sonucuna bakıyoruz.

 

Senaryo-2: Elimizde bulunan bir tabloda bulunan kayıtları yılın aylarına göre sıralamak istiyoruz.

Çözüm-2: Bu örnekte, dikkat edilmesi gereken bir nokta var. Yılın aylarının alfabetik düzende sıralamaya tabi tutulamayacağı. Ocak ayı yılın ilk ayı olması bir yanda, alfabetik düzende de sondan üçüncü sırada(Ocak,Şubat,Temmuz) yer alabilecek bir veridir.

Excelde bulunan alışılmış sıralama özellikleriyle alfabetik artan ya da azalan şekilde sıralama yapılabileceğini önceki örnekte görmüştük. Peki alfabetik düzende olmayan bu verileri nasıl istenilen düzende sıralamaya tabi tutabiliriz.

Cevabı “Özel Liste” dir. Sırala penceresinde her düzeyin Düzen seçenekleri altında bulunan ancak kullancılar tarafından pek dikkat edilmeyen özelliğin adıdır.

Şekilde de görüldüğü gibi rastgele seçilmiş aylarımızı sıralamaya tabi tutmaya çalışalım. Veri sekmesinde bulunan Sırala özelliği seçildiğinde karşımıza gelen Sırala pencerinde, sıralamaya tabi tutmak istediğimiz Aylar sütununu seçtikten sonra Düzen alanında şekilde de görüldüğü gibi “Özel Liste…” özelliği seçilmelidir. Seçim işleminden sonra karşımıza gelen “Özel Listeler” penceresini inceleyecek olursak, haftanın günlerine veya aylara veya kendi yazacağımız bir düzende sıralama işlemi yapılmasını sağlayabiliriz. Senaryomuzdaki sorunun giderilebilmesi için şekilde de görülen ay isimlerinin seçilmesi yeterlidir. Seçim işleminden sonra tablonun aylara göre sıralandığını görebilirsiniz.

Senaryo-3: Son senaryomuzda da size aşağıda verilmiş tabloda bulunan kayıtlardan Görevi sütununu aşağıda verilmiş sıra düzenine göre sıralanmasını sağlayacak uygulamayı gerçekleştirelim.

Müdür – Müdür Asist. – İnsan Kaynakları – Pazarlama – Muhasebe

Çözüm-3: Bu senaryoda da bir önceki senaryodakine benzer şekilde alfabetik olmayan özel bir sıralamanın mevcut olduğunu sizlerde fark etmişsinizdir. Bir önceki senaryodakindeki gibi Veri Sekmesinde Sırala özelliğini tıklıyoruz. Karşımıza gelen Sırala penceresinde şekilde de görüldüğü gibi özel listeyi seçiyoruz.

Bir önceki örnekten farklı olarak, Excel’in sunmuş olduğu özel listeleri değil de kendi listemizi oluşturacağız.

Özel listemizi oluştururken ister aralarına virgül koyarak yazarsınız. İsterseniz de alt alta yazarsınız. Ancak listenizi oluştururken doğru yazıma dikkat ediniz. Bu konu anlatılıp uygulaması istenilen kişilerde sıklıkla listenin yanlış oluşturulduğuna şahit oldumJ.

Listenizi oluşturduktan sonra eğer istediğiniz sonucu alamadıysanız yukarıdaki cümlemi bir daha okumanızı öneririm.

Senaryo-4: Son senaryomuzda da, sizin tarafınızdan Koşullu Biçimlendirme(Konu sayfa.. da) yapılmış hücrelerin sıralanması üzerine bir çalışma yapalım. Örneğimizde, ürün satışı yapan bir firmanın çalışanlarının yaptıkları satış adetlerine göre üç satış diliminden hangilerinde olduklarına göre simgelerle gösterilmiş değerlerin bulunduğu bir tablomuz olsun. Yapmak istediğimiz Yeşil-Sarı-Kırmızı simge sıralaması yapmak. Yeşil simge ile doldurulmuş hücreler en üstte, sarılar ortada, kırmızılar ise en altta sıralanacak bir düzen istiyoruz.

Çözüm-4: Önceki çözüm örneklerinde olduğu gibi, bu senaryomuzda da Veri sekmesinde bulunan Sırala özelliği tıklanarak Sırala penceresinin açılması sağlanır. Ancak diğer örneklerden farklı olarak bu senaryomuzda hücrelerde bulunan değerlere göre değil, simgelere göre sıralama işlemi yaptırmak istiyoruz. Bunun için Sırala penceresinde “Sıralama Koşulu”(Şekil) alanına dikkat etmek gerekiyor. Şekilde de dikkat edecek olursanız, hücrenin değeri dışında Hücre Rengi, Yazı Tipi Rengi veya Hücre Simgesi seçeneklerimizde bulunmakta.

Senaryomuzda hücre simgesi özelliği kullanılması gerektiğini anladık. Ancak “Hücre Simgesi” koşulu seçildiğinde karşınıza sadece bir simge seçeneği çıktığını göreceksiniz.

Peki hocam, ne demek istiyorsunuz?

Sıralamaya dahil etmek istediğimiz her bir simge için bir düzey eklememiz ve bu düzeyler için Sıralama Koşulu alanında Hücre Simgesi değerini seçmemiz gerekiyor ki istenilen sırada sıralama yapılabilsin.

Şekilde de görülen düzende Üç düzey ekleyip her düzeyde istenilen sırada simgeler seçilmesi yeterli olacaktır.

Bir cevap yazın