Excelde Veri Doğrulama (Validation)

Veri doğrulama özelliği, excelde istenilen hücre veya hücre gruplarına veri girişinin kullanıcı tarafından sınırlandırılması için kullanılan bir özelliktir. Amaç hücrelere girilecek değerlerin kullanıcı tarafından önceden belirlenmiş sınırlar içerisinde kalabilmesidir.

Veri sekmesinde şekilde görülen veri doğrulama seçildiğinde karşımıza üç sekmeden oluşan bir Veri Doğrulama penceresi gelir.

Sekmelerden birincisi olan Ayarlar sekmesi ile, hücreye girilebilecek değerler ile ilgili kurallarınızı oluşturursunuz. Aşağıda madde madde bu sekme yardımı ile oluşturabileceğiniz kurallara değinelim.

Veri doğrulama özelliği ile aşağıdaki türden sınırlamalar yapılabilir.

  • Tüm sayı: Bu özellikle istenilen hücrelere girilebilecek değerler sadece sizin tarafınızdan belirlenmiş tam sayılardan oluşmasını sağlayabilirsiniz. Şekil-1 de  de görüldüğü üzere istenilen hücrelere girilebilecek değerler arasında ile belli bir aralıktaki sayıların girilmesi veya büyük ile istenilen bir sayıdan büyük sayıların girilebilmesi sağlanabilir.

  • Ondalık: Tüm sayı özelliğine benzer bir şekilde ondalık özelliğinde de istenilen hücrelere girilebilecek değerlerin Şekil-1 de görülen sınırlar içerisinde, ondalıklı sayılardan oluşması istenildiğinde kullanılan bir özelliktir.
  • Liste: Liste özelliği sayesinde kullanıcı, istenilen hücrelere girilebilecek değerleri, önceden tanımlanmış bir listeden seçilmek yoluyla sınırlandırabilir. Cinsiyet veya il isimlerinin bir listeden seçilmesi örnek olarak verilebilir. Bu özelliği kullanmak isteyen kullanıcı liste değerlerini iki farklı şekilde girebilir.

 

1.Elle(Manuel) Giriş: Liste özelliğini seçen kullanıcı aşağıda oluşan kaynak alanına elle değerleri tek tek girebilir. Ancak listede listelenmesi istenilen değerler arasında “;” noktalı virgül ayırıcı olarak bulunması gerekmektedir. Örneğin: Kadın;Erkek

2. Hücre Seçim Yoluyla: Liste elemanlarının, var olan hücrelerdeki değerlerden oluşmasını isteyen kullanıcı, kaynak alanına hücre seçim yoluyla da değer girişi yapabilir. Örneğin: A1:A10 veya A:A. İlk örneğimizde kullanıcı A1 hücresinden başlayıp A10 hücresine kadar olan hücrelerdeki verilerin listenin elemanları olarak seçilmesini istemektedir. İkinci örnekte ise A sütünuna girilmiş değerlerin, liste elemanı olarak gelmesini istemektedir. İkinci örneğimiz, liste elemanlarımızın kaynak verileri arttıkça güncellenmesi istenildiğinde kullanılması mantıklı olan özelliktir.

  • Tarih: Bu özellik ile kullanıcı istediği hücrelere Şekil-1 de görülen sınırlar içerisinde sadece tarih değerlerinin girilmesi ile sınırlandırabilir.
  • Saat: Bu özellik ile kullanıcı istediği hücrelere Şekil-1 de görülen sınırlar içerisinde sadece saat değerlerinin girilmesi ile sınırlandırabilir.
  • Metin Uzunluğu: Kullanıcı tarafından istenilen hücre veya hücrelere girilebilecek karakter sayısı ile ilgili Şekil-1 de gösterilen sınırlar içerisinde sınırlamalar getirilmek istenildiğinde kullanılabilecek excel özelliğidir. Bu özelliğin kavranması için verilebilecek en güzel örnek TC Kimlik numarası değeridir. Bildiğiniz gibi, TC Kimlik numarası 11 karakterden oluşmaktadır. Eğer bir hücreye kimlik numarası girilecek ise, 11 karakter uzunluğu dışında bir uzunlukta değer girişine izin verilmemelidir.
  • Özel: Yukarıda anlatın özelliklere ek olarak, sınırlamalarınızı excel fonksiyonlarını kullanarak kendi belirleyeceğiniz türden sınırlamalar getirebilirsiniz.

Girdi iletisi sekmesi ile istenilen hücrelere veri girilmeden önce, kullanıcı ilgili hücreyi seçer seçmez bir uyarı mesajı yayınlamak istenildiğin kullanılabilecek bir özelliktir. Örneğin kullanıcı hücreyi seçince, “Dikkat, bu hücreye veri girişi sınırlandırılmıştır. Sadece şu aralıktaki tam sayılardan giriş yapabilirsiniz” şeklinde bir uyarı mesajı yayınlayabilirsiniz.

Hata uyarısı sekmesi ile, sizin önceden belirlediğiniz sınırlar dışında veri girişi yapmaya çalışan bir kullanıcıya üç farklı türden hata mesajı verebilirsiniz. Şimdi ise hata türlerine tek tek değinelim.

  • Dur Stili: Kullanıcının sizin tanımladığınız sınırlar dışına kesinlikle çıkamamasını istediğinizde kullanmanız gereken excel özelliğidir. İstenmeyen tür veya sınırlarda değer girişi yapan kullanıcıya şekilde gösterildiği gibi Yeniden Dene, İptal ve Yardım seçenekleri sunulur.

  • Uyarı Stili: Bu özellikte ise siz kullanıcıyı bir uyarı mesajı ile uyarmak istersiniz. Ancak kullanıcı sizin istemediğiniz bir değeri girmeye devam etmek isteyip istemediğini sormak istediğinizde kullanırsınız. Dikkat yerine Uyarı mesaj türü seçildiğinde kullanıcıya aşağıdaki şekilde bir uyarı penceresi yansıtılacaktır.

  • Bilgi Stili: Bu özellikte ise diğer iki özellikten farklı olarak, kullanıcıyı hata yaptığı konusunda sadece uyarmak istediğinizde kullanırsınız. Ekran görüntüsü aşağıdaki şekilde olur.

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir