Word Belgesinde Değişikliklerin İzlenmesi

Günlük hayatta Word belgelerini çoğunlukla bireysel kullanımlarımız için oluşturur ve genellikle sadece kendimiz düzenleriz.

Ancak iş hayatında durum çoğunlukla bu şekilde değildir. Tarafımızdan oluşturulmuş belge iş yerindeki farklı kullanıcılarla paylaşılması gerekebilir. Ve farklı kullanıcılar da paylaşılmış belge üzerinde değişiklikler yapabilirler.

Kullanıcıların belgemize erişimleri bizim tarafımızdan kendilerine farklı ortamlar ile(Flash bellek, E-Posta vb) gönderilmenin yanında bazen de kurumda bulunan ortak bir çalışma klasörüne konulmak suretiyle de paylaştırılmış olabilir.

Bu noktada paylaşılmış dosya ile ilgili şu sorular sorulabilir,

  1. Paylaşılmış belgeyi kimler değiştirdi?; Paylaştığınız dosya paylaşım ortamı üzerinde birden fazla kullanıcı tarafından değişikliğe uğramış olabilir. Değişiklik yapan kullanıcılar kimler?
  2. Paylaşılmış belge üzerinde hangi kısımlarda değişiklikler gerçekleştirilmiş; Onlarca sayfadan oluşan bir Word dosyasında yapılmış değişiklikleri kontrol etmek çok zor bir iştir. Bazen bir virgülün yerinin değişmesinin bile cümlenin anlamını tamamen değiştirebileceği düşünüldüğünde, Word dosyası üzerinde detaylı bir inceleme gerekir.
  3. Paylaşılmış belge üzerinde aynı yerde farklı kullanıcılar farklı zamanlarda değişiklikler gerçekleşti mi?; Belgenin belli bir yerinde farklı kullanıcılar tarafından değişiklikler gerçekleştirilmiş olabilir. Sizin A diye yazdığınızı başka bir kullanıcı B diye değiştirdikten sonra bir diğer kullanıcı da C diye değiştirmiş olabilir. Dosyayı açtığınızda C yi görürsünüz. Peki aynı noktada hangi değişiklikler gerçekleştirilmiş nasıl takip edebiliriz?
  4. Değişikliklerden beğendiklerinizi nasıl kalıcı hale getirebilirken beğenmediklerinizden nasıl kurturabilirsiniz?

Özetle belgenizde yapılması olası değişiklikleri sizin yerinize Word’ ün izlemesini istiyorsanız, Word’ de “Gözden Geçir” sekmesi altında “İzleme” grubunda bulunan “Değişiklikleri İzle” özelliğinin kullanılması gerekir.

Bu özellik yardımı ile yukarıda maddeler halinde yazılmış sorulara çözüm bulabilirsiniz.

İstenmeyen değişiklikleri ret edebilirken, istenen değişiklikleri de kalıcı kale getirebilirsiniz.

 

1.Değişiklikleri İzlemeyi Başlatma

word_degisiklikleri_izle_1

Şekil-1: Değişiklerin İzlenmesi ve Gözden Geçirme Bölmesi

Word belgemizde ilerde yapılabilecek değişikliklerin izlenebilmesi için Şekil-1’de görülen 1 ile numaralandırılmış “Değişiklikleri İzle” özelliğini tıklamalıyız. Tıklama işleminden sonra Word belge üzerinde kimin nerede ne değişiklikler yaptığı ile ilgili kayıtlar tutmaya başlayacaktır.

 

1.1.Değişiklikleri İzlemeyi Parola Korumalı Hale Getirme

Yukarıda “Değişiklikleri İzle” özelliğini başlattınız ve Word’ü kurum içi çalışma klasörüne koydunuz. İyi niyetli veya art niyetli bir çalışan Word’ü açtı ve sizin tarafınızdan tıklanarak aktifleştirilmiş “Değişiklikleri İzle” özelliğine tıklayarak Word’ün değişiklikleri izlemesini durdurdu.

Değişiklikleri izle özelliği tek tıklama ile aktifleştirilebilirken, aynı zamanda aktif iken de tek tıklama ile durdurulabilir. Bu istenmeyen durumu ortadan kaldırmak, yani sizin dışınızda hiç kimsenin Word’ün izleme özelliğini kaldırmasını istemiyorsanız Şekil-1′ de 2 ile numaralandırılmış “İzlemeyi Kilitle” özelliğini kullanmanız gerekmektedir.

“İzlemeyi Kilitle” özelliğinin seçilmesi durumunda Şekil-2′ de görülen pencerede oluşturulan bir parola yardımı ile değişikliklerin izlenmesi parola korumalı hale getirilebilir.

word_degisiklikleri_izle_3

Şekil-2: Değişiklikleri İzlemenin Kilitlenmesi

Peki değişikleri izleme korumasını nasıl kaldırabiliriz?

Şekil-1′ de 2 ile numaralandırılmış “İzlemeyi Kilitle” özelliğine tıklanması halinde parola koruması kaldırılabilir. Yani bu özellik ile hem izlemeyi korumalı hale getirebilir hem de korumayı kaldırabiliriz.

 

2. Gözden Geçirme Bölmesi

Sıra geldi belge üzerinde yapılmış değişikliklerin takip edilmesine.

Şekil-1’de görülen “Gözden Geçirme Bölmesi” özelliğinin seçilmesi halinde pencerenin sol tarafında belge üzerinde yapılmış değişiklikleri gösterir bir pencere görünür hale gelecektir(Şekil-3).

word_degisiklikleri_izle_4

Şekil-3: Gözden Geçirme Bölmesi

Şekil-3′ de de görüldüğü gibi, kim tarafından hangi ekleme veya silinme işlemlerinin gerçekleştirildiği gösterilmektedir. Daha detaylı bir inceleme istenmesi halinde değişikliğin gerçekleştirildiği yere gidip farenin imlecini ilgili alan üzerinde bekletmemiz halinde Şekil-4′ de görüldüğü gibi detaylar görülebilir.

word_degisiklikleri_izle_5

Şekil-4: Değişiklilerin Detaylı İncelenmesi

 

3. Değişikliklerin Kabul veya Reddedilmesi

Kullanıcı yukarıda anlatılan “Gözden Geçirme Bölmesi” yardımı ile belge üzerinde yapılmış değişiklikleri gördü ve bu değişikliklerden bir kısmını beğendi, bir kısmını da beğenmedi ve belgeden çıkarmak istiyor.

Bu durumda kullanıcının yapması gereken, “Gözden Geçirme Bölmesi” yardımı ile yapılmış değişiklikleri seçmek(Tek tıklama yeterli) sonrasında ise Şekil-5 de görülen “Kabul Et” veya “Reddet” özelliklerini kullanarak belgeye son şeklini vermek olmalıdır.

word_degisiklikleri_izle_2

Şekil-5: Değişikliklerin Kabul veya Ret Edilmesi

Belge üzerinde gerçekleştirilmiş değişiklikleri inceledikten ve kabul veya reddettikten sonra, artık belgeniz son şeklini sizin denetiminizden geçtikten sonra almış demektir.

İsterseniz “Değişiklikleri İzle” özelliğini artık durdurabilirsiniz :).

4.Değişikliklerin İzlenmesi Amaçlı Uygulama Videosu

 

Osman SELVİ

Bir Cevap Yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir