Word’ de Adres Mektup Birleştirme – E-Posta İletileri

1. Niçin Word’ de Postalar Özelliği?

Microsoft Word programında Postalar sekmesi altında bulunan “Adres Mektup Birleştirme” grubu altında işleyeceğimiz bir sonraki özellik “E-posta İletileri” özelliğidir.

“E-posta İletileri” özelliği ile herhangi bir veri kaynağında bulunan veriler, Word içerisinde oluşturulan bir dosya şablonuna yerleştirilerek her bir kayıt için özgün E-posta iletileri oluşturulabilir.

Cümlemizi biraz daha açacak olursak, herhangi bir Excel, Access veya Outllook üzerinde bulunan müşteri, personel vb. kişilere ait verileri alıp, her bir kayıt için Word içerisinde anlamlı metinler oluşturmak ve oluşturulmuş anlamlı metinleri de Microsoft Outlook gibi e-posta programları yardımı ile ilgili kişilere e-posta göndermek için kullanılır.

Şekil-1′ de de görüldüğü gibi bir müşteri tablosundaki veriler oluşturulmuş bir Word belgesi içerisinde istenilen yerlerde kullanılmış. Sonrasında ise müşteri tablosunda bulunan e-posta verileri kullanılarak Outlook yardımı ile alıcılara ulaştırılması sağlanabilmektedir.

Şekil-1: Word E-Posta İletileri Çalışma Mantığı

Word’ de istenilen E-Posta iletileri oluşturulması için kullanıcının aşağıdaki gereklilikleri yerine getirmiş olması gerekir,

  • Veri Kaynağı; Veri kaynağı, oluşturmak istediğiniz e-posta iletilerinin ulaştırılacağı her bir alıcı için özgün e-postalar oluşturmak için ilk sağlanması gereken şarttır. Veri kaynağı olarak bir Excel tablosu, Access tablosu veya Outlook kişi verileri kulllanılabilir. Tabi veri kaynağındaki her bir kayıda ait posta verileri de olması gerekir. Yoksa Outlook kimlere posta göndereceğini nereden anlasın?
  • Word Dosyası; Word dosyanız, önceden alıcılar için oluşturulmuş bir şablon olabileceği gibi yeni bir Word dosyası da olabilir. Amaç veri kaynağından alınacak veriler ile her bir alıcı için anlamlı cümler oluşturabilmektir.
  • E-Posta Programı; E-Posta programı Word’ de her bir alıcı için oluşturulmuş özgün içeriklerin istenilen alıcılara iletilebilmesi için gereklidir. Microsoft Word kendisi ile aynı paket altında satılan Outllook programına gerekli içerikleri sağlayarak e-posta iletiminin gerçekleştirilmesini sağlayacaktır.

İstenilen şartlar yerine getirilmesi halinde Şekil-2′ dekine benzer e-posta iletileri oluşturulabilir.

Şekil-2: Örnek Posta İletisi

2. Postalar Özelliği İle Toplu E-Posta Gönderimleri Gerçekleştirme

Elinizde farklı ortamlar üzerinde tutulmuş ve müşterilerinize veya personelinize ait bir tablo olduğunu düşünün.

Tabloda müşteri veya personelin adı, soyadı, telefonu, e-posta adresi gibi bilgilerini yanında kurumunuz ile ilgili çeşitli bilgiler de olsun.

Örneğin müşterinize ait aşağıdaki bilgilerde tablonuzda bulunuyor,

  • Sipariş numarası
  • Sipariş bedeli
  • Teslimat adresi
  • Kargo durumu
  • Kurye

Örneklerimizde kullanılmak üzere Tablo-1 de bulunan müşteri.xlsx i indirip kullanabilirsiniz.

*Tablodaki veriler gerçeği yansıtmayan verilerdir.

Tablo-1: Uygulama Örnekleri

 Şimdi ise Tablo-1 de bulunan “Müşteri Tablosu – 1” İ indirip, tabloda bulunan müşteri verilerini Word dosyamızda işleyelim. Daha sonra ise yine aynı tabloda bulunan e-posta alanını Outlook programına e-posta göndereceği kişiler için belirtelim.

2.1. Adım Adım Müşterilere E-Posta İletileri Gönderme

Adım-1: E-Posta İçin Gerekli İçeriğin Hazırlanması

E-posta mesajımızın içeriğinin hazırlandığı kısmıdır. Bu kısımda önceden hazırlanmış bir Word şablonunuz olabilir veya yeni bir içerik oluşturmak istiyorda olabilirsiniz.

Müşterilere ait özel bilgiler dışında içeriğinizi belirlersiniz.

Örneğin şöyle bir cümle oluşturabilir ve boşluklara da ileride müşteri verileri yerleştirmeyi hedefleyebilirsiniz.

“Sayın ……….. …………, yapmış olduğunuz siparişinize ait detaylı bilgiler aşağıda tabloda listelenmektedir.”

+

“Müşteri verilerinin doldurulması için oluşturulmuş boş tablo”

+

“Tekrar görüşmek dilekleriyle…”

Adım-2: Word’ e E-Postalar Oluşturulup Gönderilmek İstenildiği Belirtilir

Şekil-3′ de de görüldüğü gibi Postalar sekmesi altında bulunan “Adres Mektup Birleştirmeyi Başlat” grubunda “Adres Mektup Birleştirmeyi Başlat” özelliği tıklanması halinde açılan pencerede “E-Posta İletileri” özelliğinin seçilmesiyle Word’ e e-posta gönderme isteği belirtilmiş olunur. Seçim işleminden sonra yine aynı özelliğin tıklanması ile “E-Posta İletileri” özelliğinin aktifleştiği görülebilir.

Şekil-3: E-posta İletileri Özelliğinin Seçilmesi

Adım-3: E-Posta Alıcı Bilgilerinin İçeri Aktarılması

E-posta alıcıları adımında bir noktanın altını çizerek konuyu anlatmaya başlayalım. E-posta göndereceğiniz kişilere ait posta adresleri ile kişilerin diğer bilgilerini (Ad,Soyad,Müşteri No, Fatura No vb.) bilgileri farklı adımlarda ve farklı yerlerden çekerek işlemlerimizi gerçekleştirmiyoruz. Biraz sonra bahsedilecek veri kaynaklarından birinden her kullanıcıya ait kullanacağınız veri alanlarının(Ad,Soyad,Müşteri No, Fatura No vb.) yanı sıra yine aynı kullanıcıların e-posta hesaplarının da olması gerektiğini unutmayınız.

Şekil-4: Alıcıların Seçilmesi

Peki veri alanları hangi programlar olabilir,

  • Excel de oluşturulmuş bir tablo
  • Access’ deki tablolardan bir tanesi
  • Outlook kişiler
  • Word’ de kendi oluşturacağınız yeni bir tablo (Şekil-1 de 1 ile numaralı “Yeni Liste Yaz” özelliği)
  • .txt formatlı bir veri dosyası
  • Veri tabanı sorguları ve dahası

Gördüğünüz gibi veri kaynağı olarak seçenekleriniz çok fazla.  Yeter ki merak edin ve araştırın. Gerisi gelecektir.

Örneğimizde Excel’ de oluşturulmuş bir müşteri tablosunu kullanacağız(Şekil5). Sizde Tablo-1 de bulunan “Müşteri Tablosu – 1” isimli Excel dosyasını kullanabilirsiniz.

Şekil-5: Veri Kaynağının Seçilmesi

Veri kaynağı seçimi ile birlikte Şekil-6 da görülen “Tablo Seç” penceresi ile karşılaşıyoruz. Bunun sebebi Excel dosyamızda birden fazla sayfa veya tablo oluşu olabilir. Örnekte kullandığımız “Müşteri Tablosu – 1” de veriler “Sayfa1” de bulunmakta. Sayfa1 i seçerek işlemlerimize devam edelim.

Şekil-6: Veri Kaynağında Bulunan Tablonun Seçilmesi

Adım-4: İçeri Aktarılmış Verilerin Düzenlenmesi 

Çeşitli sebeplerden dolayı içeri aktarmış olduğunuz tüm kayıtlar ile çalışmak istemeyebilir veya bunları belli bir düzene göre sıralamak istiyor olabilirsiniz. Biraz sonra aşağıda detaylı şekilde anlatacağımız seçeneklerinize ulaşabilmek için “Postalar” sekmesi altında “Adres Mektup Birleştirmeyi Başlat” grubu altında bulunan “Alıcı Listesini Düzenle” özelliğinin kullanılması gerekir(Şekil-7).

Şekil-7: Alıcıların Düzenlenmesi-1

“Alıcı Listesini Düzenle” özelliğine tıklamamız halinde karşımıza gelen “Adres Mektup Birleştirme Alıcıları” penceresinde aşağıdaki istekler gerçekleştirilebilir(Şekil-8).

Şekil-8: Alıcıların Düzenlenmesi-2

1.Sıralama; Bu özellik e-posta iletilerinin belli bir sıra ile gönderilmesi istenildiğinde kullanılabilecek bir özelliktir. Örneğin önce İstanbul iline ait e-postalar daha sonra ise Ankara iline ait e-postalar gönderilsin isteyebilirsiniz. Biz örneğimizde (Şekil-9) kargo durumu alanındaki verileri “Artan” sıralama isteğimize uygun sıraladık.

 

Şekil-9: Alıcılara Ait Verilere Sıralama İşleminin Uygulanması

2.Filtre; Filtre özelliğinin kullanım amacı da istenilmeyen kayıtların gönderim listesinden çıkartılması ve sadece istenilen kayıtlardan e-posta iletileri oluşturup göndermektir.

Örneğimizde (Şekil-10) belli periyotlar ile kargoya verilmiş müşteri siparişlerine ait bilgilendirme amaçlı e-postalar göndermek istediğimizi varsayarak kargo durumu alanında “Kargoya Verildi” verisi bulunan kayıtları filtreliyoruz.

 

Şekil-10: Alıcılara Ait Verilere Filtreleme İşleminin Uygulanması

3.Yinelenenleri Bulma; Veri kaynağınızdan çekmiş olduğunuz verilerde olası tekrarlı kayıtlara karşı kullanabileceğiniz bir özelliktir. Örneğimizde tekrarlı veri bulunmamakta ve örneği daha fazla detaylandırmak istemediğimizden bu özelliği ve aşağıdaki iki özelliği sadece anlatmak ile yetineceğiz.

4.Alıcı Bul; Alıcı bul özelliği de içeri aktarılmış veriler arasında bulmak istediğiniz bir kayıt olduğunda kullanabileceğiniz bir özelliktir. Özellikle veri kaynağı içerisinde fazla kayıt olması ve elle aramanın güç olduğu durumlarda etkili olabilecek bir özelliktir.

5.Adresleri Doğrula; Bu özelliği ise bilgisayarınızda adres doğrulama için kurulu bir program olması halinde içeri aktarmış olduğunuz kayıtlara ait adres verilerini adres doğrulama programı yardımıyla kontrol edebileceğiniz Word özelliğidir.

Adım-5: E-posta İçeriğinin Oluşturulması

Sıra geldi alıcılara gönderilecek e-posta içeriğimizi oluşturmaya.

Örneğimizde Tablo-1 de bulunan “Müşteri E-Posta Şablonu – 1” unu kullanacağız. Eğer şablonu indirdiyseniz veya  Şekil-11′ deki ekran görüntüsüne bakarsanız müşteri için sayın ile başlayan basit bir cümle ve altında müşterinin siparişi ile ilgili detaylı bilgilerin olduğu basit bir tablo görürsünüz.

Şekil-11: Tabloda Bulunan Alanların Belge Üzerinde İlgili Yerlere Yerleştirilmesi-1

Şekil-11 dekine benzer bir şablonunuz var ancak şekilde 1,2,3,4 ile numaralandırılmış alan adları nedir diye sorabilirsiniz.

Gördüğünüz alan adları içeri aktarmış olduğumuz tabloda bulunan alan adlarıdır. Her bir kayıt için o kaydın Şekil-11 de görülen alanındaki verinin yerleşmesini istediğimiz alana ilgili alanın alan adını yerleştiriyoruz.

Biraz daha açıklayacak olur isek, içeri aktarmış olduğunuz tablodaki ilk müşterinin ad ve soyad bilgisi 1 ile numaralandırılmış alan, sipariş numarası 2 ile numaralandırılmış alana, sipariş bedeli 3 ile numaralandırılmış alana ve kargo durumu ise 4 ile numaralandırılmış alana gelecektir.

Tabloda bulunan her bir kayıt için yukarıdaki cümlede anlatılanlar tekrar tekrar Word tarafından gerçekleştirilecektir. Ve sonuçta her bir kayıt için o kaydı kişiye özel hale getirecek bir e-posta iletisi oluşmuş olacaktır.

Peki içeri aktarılmış tablodaki alanları Word şablonumuz da istediğimiz yerlere nasıl yerleştireceğiz?

Sorunun cevabı Şekil-12 de de gösterilen ve Postalar sekmesi altında bulunan “Birleştirme Alanı Ekle” özelliğidir. Bu özelliğe tıklamanız ile birlikte içeri aktarılmış tablonuz da bulunan alan adlarının listesini görebilirsiniz.

Şekil-12: Tabloda Bulunan Alanların Belge Üzerinde İlgili Yerlere Yerleştirilmesi-1

Listede bulunan alan adları üzerine tıklamanız halinde imlecinizin en son bulunduğu noktaya ilgili alan adı Şekil-11 de görüldüğü gibi yerleşecektir.

Size düşen sadece belgenizde nereye hangi alana ait verilerin gelmesini istiyorsanız tıklamanız daha sonra ile “Birleştirme Alanı Ekle” özelliğini kullanarak ilgili alanı belgenize yerleştirmektir.

Adım-5: Sonuçarın Önizlenmesi

E-postalar alıcılara gönderilmeden önceki son adım “Sonuçların Önizlenmesi” adımı olmalıdır. Alıcılara gönderilecek e-posta iletilerinde istenmeyen hatalar ile karşılaşılmamak için Şekil-13 de görülen ve “Postalar” sekmesi altında “Sonuçların Önizlemesini Görüntüle” grubu altında bulunan “Sonuçların Önizlemesi” özelliği kullanılmalıdır. İlgili özellik tek tıklama ile aktifleştirildikten sonra Şekil-13 de kırmızı dikdörtgen alan içerisinde bulunan ok işaretleri ile sonuç iletiler önizlenebilir ve istenmeyen hataların önüne geçilebilir.

Şekil-13: Sonuçların Önizlenmesi

Adım-6: E-Posta İletilerinin Gönderilmesi 

Şimdi ise emeklerimizin ürününü alma sırası geldi.

Altıncı adımdayız ve artık yaptıklarımızı sonuçlandırabiliriz.  Ama 🙂 bir şeyi kaçırmamış olmanız lazım. İçeri aktarmış olduğunuz tabloda alıcılarınıza ait e-posta adreslerinin olması gerekiyor ki Şekil-14 de görülen “Bitir ve Birleştir” özelliği altında bulunan seçeneklerden “E-posta İletileri Gönder” özelliği ile iletileri alıcılara gönderebilelim.

Şekil-14: Outllok’ a E-posta İletilerinin Gönderilmesi-1

Şekil-14′ de görülen “E-posta İletileri Gönder” özelliği tıklanması ile birlikte Word Şekil-15′ de görülen pencerede e-posta adresinin içeri aktarılmış tablodaki hangi alanda bulunduğunu soran “E-postayla Birleştir” penceresi gelecektir.

Şekil-15: Outllok’ a E-posta İletilerinin Gönderilmesi-2

Pencerede bulunan kime alanında listelenmiş alan adlarından e-posta adreslerinin bulunduğu alan adı seçilerek ve konu satırına e-posta iletisinin gönderilme amacını doğru yansıtan bir konu metni yazarak istenilen alıcılara e-posta iletileri gönderilmesi sağlanabilir.

Tamam butonuna basmanız ile birlikte Word alıcılar için oluşturmuş olduğu iletileri sisteminizde kurulu e-posta gönderi programı (Outlook) yardımıyla göndermeye başlayacaktır.

Bilgisayarınızda Outlook kurulu ve yapılandırılmış ise iletilerin görderilebilmesi için Outlook’ un çalıştığını ve iletileri gönderdiğini görebilirsiniz.

Yukarıda anlatılan konuyu aşağıdaki uygulama videosu ile pekiştirelim.

2.2. Word ile Örnek E-Posta İletileri Oluşturma Uygulama Videosu

 

Osman SELVİ

Bir cevap yazın