Word’ de Adres Mektup Birleştirme – Mektuplar

1.Niçin Word’ de Mektuplar?

Word kullanıcılarının çoğunun üzerinden hızlıca geçip içeriğiyle pek ilgilenmekdikleri, hatta merak bile etmek istemedikleri Word özelliklerinden bir tanesidir “Mektuplar” özelliğidir.

Mektuplar özelliği ile daha önce yapamadığımız veya yapmadığımız hangi işlemleri gerçekleştirebiliriz diye soralım?

Ve sorumuza aşağıdaki örnekler ile cevap verelim.

Örnek-1: Elinizde müşterilerinize ait bir tablo var. Ve tablodaki alanlardan her bir müşteriniz için anlamlı bir cümle oluşturarak onlara mektuplar hazırlamak istiyorsunuz.

Mektupların içeriğinin de Şekil-1 deki metne benzer olmasını istiyorsunuz. Her müşteri için Şekil-1 deki formatta mektuplar oluşturmak ve bunlardan çıktılar almak istiyorsunuz.

Şekil-1: Örnek Mektup Formu

Örnek-2: Personel tablonuzdan her bir personele ait verilerin olduğu personel bilgi formları oluşturmak ve personellerinizden formlardaki verilerini kontrol ederek imzalamalarını istiyorsunuz.

Yukarıdaki örnekleri özetlemek gerekirse, Excel, Outlook, Acces vb. ortamlar üzerinde bulunan verileri(Personel veya müşteri bilgileri) veya Word’ de kendi oluşturacağınız bir tabloyu kullanarak anlamlı sayfalar oluşturmak ve her bir sayfanın da birer kişiye ait verilerden oluşmasını istediğiniz bir çalışma yapmak istediğinizde kullanabileceğiniz Word özelliğidir “Mektuplar”.

Şekil-2: Word Metup Oluşturma Örneği

 

2.Mektuplar Özelliği ile Mektuplar Oluşturma

Yukarıda açıklanan türden bir mektup oluşturmak için Word’ ün öğrenmek istediği bazı verileri kendisine sağlamalıyız.

Bunlar;

  • Mektubu var olan bir şablondan mı yoksa boş bir belgeden başlayarak mı oluşturmak istiyorsunuz
  • Mektubun içeriğini oluşturacak kişilere ait veriler nerede bulunuyor? (Müşteri veya Personel tablonuz)
  • Mektubunuzda verilerinize ait hangi veriler hangi düzende bulunsun? (Örneğin Sayın <<Ad>> <<Soyad>>, )

Temelde yukarıdaki üç soruya cevap verebildiyseniz, Word ile istediğiniz çalışmayı gerçekleştirememek için herhangi bir sorun yoktur denebilir.

Şimdi ise, Tablo-1 de indirilebilir halde bulunan müşteri verilerinden anlamlı bir Mektup çalışması gerçekleştirelim.

Tablo-1: Uygulama Örnekleri

2.1. Adım Adım Bir Uygulama Gerçekleştirme

Adım-1: Mektup İçin Kullanılacak Word Dosyasının Seçimi

Mektubun oluşturulması istenildiğinde ilk karar verilmesi gereken hangi Word dosyası ile çalışılmak isteniyor.

Elinizde önceden müşterileriniz için oluşturulmuş bir şablon olabilir ve bunu kullanmak istiyor olabilirsiniz. Veya boş bir Word dosyasından başlamak ve içerik ve düzeni kendiniz oluşturmak istiyor da olabilirsiniz.

Örneğimizde boş bir Word belgesi üzerinde işlem yapılmak istendiğini kabul edip boş bir Word dosyası açıyoruz. Örneğimizde indirilebilir halde olan Müşteri tablosunu kullanacağız.

Boşlukların bulunduğu alanlara biraz sonra Excel tablomuzda bulunan müşteri verileri yerleştirilecek.

 

Adım-2: Word’ e Mektup Oluşturmak İstenildiği Belirtilir

Postalar Sekmesinde “Adres Mektup Birleştirmeyi Başlat” grubu altında Şekil-3′ de görülen Mektup özelliği seçilir. Görüldüğü gibi farklı seçenekler de mevcut. Ancak şimdilik biz “Mektup” özelliği ile çalışacağımızdan diğerlerine değinmiyoruz. Diğer yazılarımızda ilgili özelliklerle ilgili açıklamalar yapacağız.

Şekil-3: Mektuplar Özelliğinin Seçilmesi

Seçim yaptıktan sonra ekran görüntüsünün değişmesini beklemeyin:). “Adres Mektup Birleştirmeyi Başlat” özelliğine tıkladığınızda “Mektuplar” özelliği seçili (Simgesi kare içerisinde ) ise Word’ ün bu özelliği aktifleştirdiğini anlayabilirsiniz.

Adım-3: Alıcıların (Müşteriler) Seçilmesi

Mektuba eklenmek istenen müşteri verileri farklı ortamlarda bulunuyor olabilir. Müşteri verileriniz bir Excel dosyası, Veri Tabanı (Örn. Access), .txt formatlı bir metin dosyası, herhangi bir veri tabanı veya Outlook da bulunuyor olabilir.

Word’ de istenilen verilerin kullanılabilmesi için yukarıda ismi geçen ortamlardan birinde bulunan verilerin seçilmesi gerekir.

Alıcıların seçimi Şekil-4 de gösterilen seçim seçeneklerinden yapılabilir. Örnek olarak Tablo-1 de bulunan “Müşteri Tablosu” nu kullanalım. İlgili tablo Excel’ de oluşturulmuştur. Excel tablosunun seçimi için şekilde 2 ile gösterilen “Var Olan Listeyi Kullan…” özelliği seçilir.

Şekil-4: Alıcıların Seçimi 

Seçim işlemini yaptığınızda Word dosyayı seçebilmeniz için Şekil-5 de görülen “Veri Kaynağını Seç” penceresini açacaktır.

Şekil-5: Veri Kaynağını Seç Penceresi

Dosyanızı bulup seçtikten sonra ise verilerinizin dosyada bulunduğu yeri belirtmenizi isteyen Şekil-6 daki “Tablo Seç” penceresi ile karşılaşırsınız.

Şekil-6: Alıcı Verilerinin Bulunduğu Tablonun Seçilmesi

Tablo seçim işlemini gerçekleştirdiniz. Ve tablonuzun müşterilerinize ait bir tablo olduğunu düşünelim. Tablodaki her müşteriyi seçmek istemiyorsunuz. Şekil-6 da seçim yaparken Word tabloda bulunan tüm kayıtları aldı. Bir kısmını filtrelemek istiyorsunuz. Bu durumda yapmanız gereken Şekil-7 de görülen “Alıcı Listesini Düzenle Özelliği” ni kullanmak olmalıdır. İlgili özellik tıklanması halinde alınmış tüm kayıt bir tablo halinde gösterilecektir.

Şekil-7: Alıcı Listesinin Düzenlenmesi

 

“Alıcı Listesini Düzenle” özelliğinin seçilmesi halinde Şekil-8′ de görülen  “Adres Mektup Birleştirme Alıcıları” isimli pencere ile karşılaşırsınız. Bu özelliği seçmekteki amacımız filtreleme yapmak idi. Ancak bu pencerede daha fazlası olduğu için pencerede bulunan özellikleri filtreleme özelliği ile birlikte anlatalım.

Şekil-8: Word’ ün Dış Ortamdan İçeri Aldığı Alıcı Verileri

1.Sıralama

Sıralama özelliği “Adres Mektup Özelliğini” kullanan kullancıların bazen dikkatinden kaçan güzel bir özelliktir. Hatta kullanılmaması halinde can sıkıcı sorunlar yaşanabilir. Örneğin çalışmanızı hazırladınız ve çıktı aldınız. Ancak önceden sıralama işlemi gerçekleştirmediniz diye çıktılar karışık düzende geldi. Çıktıların da il ve ilçe gibi gruplandırılıp dağıtılması gerekiyor. Sıkıcı bir durum değil mi?

Sıralama özelliğinin seçilmesi halinde Şekil-9 daki pencere ile karşılaşılır. Örnekte il ve ilçe adlarına göre sıralma yapıldığını görebilirisiniz.

Şekil-9: Alıcıların Sıralanması

2.Filtre

Filtre özelliği ile de dış ortamdan alınmış verilerin tamamını kullanmak istemediğinizde kullanılması gereken özelliktir. Örneğimizde Ankara ili dışındaki kayıtlar ile çalışmak istediğimizi düşünelim. Şekil-10 da görüldüğü gibi ili alanında Ankara yazan alanlar dışındaki alanları seçmesini isteyelim.

Şekil-10: Alıcıların Filtrelenmesi

3.Yinenelenleri bul

Bu özellikle de verileriniz içerisinde tekrarlı veriler var ise Word’e buldurabilir ve tekrarlı olanların seçimini kaldırarak gereksiz tekrarların önüne geçebilirsiniz.

4.Alıcı bul

Veri setinizin büyük olduğu bir durumda veri seti üzerinde arama yapma ihtiyacını karşılamak için kullanılabilecek Word özelliğidir. Önemli olan neyi arıyor iseniz “Alıcı Bul” özelliğini seçtikten sonra karşınıza gelen pencerede “Bul” alanına ilgili değeri yazmaktır.

5.Adresleri doğrula

Bilgisayarda adreslerin doğruluğunu kontrol edebilecek yardımcı yazılımların olması halinde ve var olan kayıtlardaki kişilere ait adres bilgilerinin doğrulanması istenildiğinde kullanılabilecek Word özelliğidir.

 

 

Adım-4: Seçilmiş Kayıtlara Ait Verilerin Belgemizde İlgili Alanlara Yerleştirilmesi

Müşteri verileri seçildikten sonra ise sıra verileri oluşturduğumuz belgede ilgili boşluklara yerleştirmeye gelir. Yapmamız gereken tek şey belgede ki boşluklara tıklamak ve imlecimizin konumlandığı noktaya Şekil-11′ de görüldüğü gibi istenilen alanların eklemesini sağlamaktır.

Şekil-11: Birleştirme Alanlarının Çalışma Sayfasına Eklenmesi

Bu alanlar seçmiş olduğunuz tabloda bulunan ve Word’ e aktarılmış alanlardır. Bu adımda var olan tablodaki herbir kayıt için istenilen alan değeri çalışma sayfasına eklenir. Bu sayede her bir kayıt için anlamlı cümleler oluşturulabilir.

 

Adım-5: Sonuçların Önizlenmesi

Müşteri verileri ilgili boşluklara yerleştirildikten sonraki işlem, sondan bir önceki adım olan “Önizleme” adımıdır. Bu adımda çalışmamıza son şekli verilmeden önce yapılmış işlemlerin çıktılarını gözlemleyip varsa bir hatamız çıktıdan önce kontrol etmemiz gerekir.

Bu adımı lütfen hızlıca geçmeyiniz. Veri kaynağınızdan istenmeyen veri gelmiş olabilir veya mektubu oluştururken yapmış olduğunuz çeşitli hatalar olabilir.

Olası hataların gözlem lenebilemesi için Şekil-12 de görülen “Sonuçların Önizlemesini Görüntüle” grubu altında bulunan “Sonuçların Önizlemesi” özelliği seçilerek önizleme aktifleştirilir ve daha sonra yine aynı alandaki ok işaretleri yardımı ile farklı kayıtlara ait inceleme işlemi gerçekleştirilebilir.

Şekil-11: Sonuçların Önizlenmesi

Adım-6: İşlemlerin Bitirilmesi 

Bu adıma kadar gelinebildiyse artık çalışma tamamlanabilir demektir. Başlangıçta her bir kayıt için mektuplar oluşturma isteğini gerçekleştirmek için Postalar sekmesi altında bulunan “Son” grubu altında bulunan “Bitir ve Birleştir” özelliğinin sunduğu seçeneklerden ihtiyaç duyulan özellik seçilerek işlemimizi tamamlayabiliriz.

Şekil-12: İşlemlerin Bitirilmesi

Başlangıçtaki amacımız her bir müşteri için mektuplar oluşturmak olduğu için “Belgeleri Yazdır” özelliği ile çalışma yazıcıya gönderilmelidir.

Çalışmanın son halini Tablo-1 den indirip inceleyebilirsiniz.

Yukarıdaki işlem adımlarına ait uygulama videosuda aşağıdadır.

2.2. Örnek Mektup Oluşturma Uygulama Videosu

 

Osman SELVİ

Bir cevap yazın