Word’ de Adres Mektup Birleştirme – Zarflar

1-Word ile Zarf Tasarımı ve Yazdırma

Microsoft Word’ ün bizlere sunmuş olduğu bir diğer güzel özelliktir “Zarflar” özelliğidir.

Zarflar özelliği ile toplu zarf yazdırma işlemini gerçekleştirebiliriz. Ve bu da elle zarf yazmaktan çok daha hızlı ve düzenli bir çalışma ortaya çıkarır.

Yüzlerce alıcıya mektup göndermeniz gerekiyor. Word’ de bulunan “Adres Mektup Birleştirmeyi Başlat” grubu altında bulunan “Mektupalar” özelliğini kullanarak mektuplarınızı oluşturdunuz(Bakınız). Çıktı aldınız ama sırada ki ihtiyaç olan zarflarınıza gönderici ve alıcı verilerini nasıl yazacaksınız? Elle mi?

Tabi ki hayır. Yine aynı grup altında bulunan “Zarflar” özelliği ile tüm alıcılar için Word’ e zarflar hazırlatabilir ve hazırlanmış zarfları yazıcınız yardımı ile yazdırdınız.

Şekil-1′ de de görüldüğü gibi zarflarınızı Word yardımı ile yazdırabilmek için öncelikle alıcıların adres verilerinin olduğu bir veri kaynağına ihtiyaç vardır. Veri kaynakları Excel, Access, Outlook, metin dosyası veya herhangi bir veri tabanı üzerinde bulunuyor olabilir.

Şekil-1: Word İle Zarflar Hazırlama ve Yazdırma

Veri kaynağından alınan veri Word’ de gerekli işlem adımlarından sonra anlamlı zarf çıktıları oluşurulabilir.

Yazımızda Word ile zarflara istenilen verileri nasıl yerleştirebileceğimiz ve bunlardan nasıl çıktı alınabileceğini anlatacağız.

Anlatımımız sırasında sizde Tablo-1′ de bulunan “Adres Tablosu – 1” isimli Excel dosyasından örnek alıcı adresleri alıp uygulamamız ile birlikte sizde uygulamanızı gerçekleştirebilirsiniz.

Örnek Alıcı Tabloları Örnek Zarf Çıktıları
Adres Tablosu - 1Adres Tablosu-1 e ait Zarf Çıktıları

Tablo-1: Uygulama Örnekleri

1.1.Çıktısı Alınacak Zarfın Türünün Seçilmesi

Word’ de ihtiyaçlarınızı karşılamak için zarflar özelliğini kullanabilmek için “Postalar” sekmesi altında bulunan “Adres Mektup Birleştirmeyi Başlat” tıklanması ile birlikte açılan listede (Şekil-2) görülen “Zarflar” özelliği seçilerek zarf işlemlerine başlanabilir.

Şekil-2: Zarflar Özelliğinin Seçilmesi

Zarflar özelliğinin seçilmesi ile birlikte “Zarf Seçenekleri” penceresi ile karşılaşırız(Şekil-3).

Şekil-3: Zarf Seçenekleri Penceresi

“Zarf Seçenekleri” penceresi ile çıktı alacağımız zarfa ait zarf boyutunu seçebiliriz. Şekil-4′ de Word’ ün sunmuş olduğu seçeneklerden bir kısmını görmektesiniz. Kaydırma çubuğu ile aşağı yukarı hareket etmeniz halinde diğer seçenekleri de görebilirsiniz.

Şekil-4: Zarf Boyutu Seçeneklerinden Bir Kısmı

“Zarf Seçenekleri” penceresi ile sadece zarf boyutu seçimi yapılmaz. Şekil-3′ ü incelerseniz, “Teslim Adresi” ve “İade Adresi” alanlarına ait yazı tiplerinin değiştirilebileceği görülebilir. Hatta “Yazdırma Seçenekleri” sekmesi yardımı ile zarfın yazıcıya hangi şekilde yerleştirildiği ile ilgili tercihlerden seçim de yapılabilir.

 

1.2.Zarf Alıcılarına Ait Adres Verilerinin İçeri Aktarılması

Zarf boyutunun seçiminden sonra sıra oluşturulacak zarflarda bulunacak adres verilerinin bulunduğu dosyanın seçimine gelir.

“Postalar” sekmesinde bulunan “Adres Mektup Birleştirmeyi Başlat” grubu altında bulunan “Alıcıları Seç” özelliğine tıklanması ile birlikte Şekil-5′ de de görülen üç seçenekli bir liste açılır. Seçeneklerden de anlaşılacağı üzere alıcı adreslerinin bulunduğu yerin belirtilmesi istenmektedir.

Şekil-5: Zarf Alıcılarının Seçilmesi-1

Seçenekleri teker teker kısaca anlatalım.

1.Yeni Liste Yaz: Alıcılara ait veriler Word dışında bulunmuyor ise ve kullanıcı alıcı adreslerini elle Word’ ün kendisine sunacağı bir pencere yardımı ile teker teker yazmak istemesi halinde kullanılabilecek özelliktir.

2.Varolan Listeyi Kullan: Bu seçeneğin seçilmesi ile birlikte kullanıcı verilerin Word dışında bir ortamda olduğunu belirtir (Outlook için üç nolu seçenek bulunmakta). Peki veriler nerelerde bulunabilir?

  • Excel tablosu
  • Access tablosu veya sorgusu
  • Metin dosyası
  • Veri tabanı soruları
  • Web sitesi ve dahası.

3.Outlook Kişiler: İş süreçleri içerisinden çeşitli nedenlerden dolayı Outlook kişilerinize kaydedilmiş kişilere ait adres bilgileri de alıp zarf oluşturmak için kullanılabilir.

Görüldüğü gibi veri kaynağı için birçok seçenek mevcuttur. Biz ise Tablo-1′ de bulunan “Adres Tablosu – 1” isimli Excel dosyasını kullanacağız. Ve iki nolu seçenek olan “Varolan Listeyi Kullan” seçeneğini seçiyoruz.

Seçimimiz ile birlikte “Veri Kaynağını Seç” penceresi açılıyor ve veri kaynağının seçilmesi isteniliyor(Şekil-6).

Şekil-6: Zarf Alıcılarının Seçilmesi-2

Şekil-6′ da da görüldüğü gibi Excel dosyasının bilgisayarda kayıtlı olduğu yere gidip seçilmesi ve “Aç” butonuna tıklanması ile birlikte “Tablo Seç” penceresi ile karşılaşılır(Şekil-7). Excel dosyasında birden fazla tablo olması  halinde, çalışmada kullanılacak veri kaynağının hangisi olduğunun Word’ e anlatılması gerekir. Sayfa1 i seçip Tamam butonuna tıklıyoruz.

Şekil-7: Zarf Alıcılarının Seçilmesi-3

1.3.Alıcı Verilerinin Düzenlenmesi

Alıcılara ait verileri içeri aktardınız. Ancak verilerin çıktıda belli bir kurala göre sıralı olması işinizi daha çok rahatlatacak. Örneğin, il ve ilçe adına göre sıralı olsa, sizin için çok daha kolay olacak. Veya veri kaynağından alınan tüm kayıtları kullanmak istemiyorsunuz.

Yukarıdaki örneklere benzer sebeplerimiz var ise, “Alıcı Listesini Düzenle” özelliğini kullanmamız gerekir(Şekil-8).

Şekil-8: Alıcı Listesinin Düzenlenmesi

Alıcı listesini düzenle özelliği tıklanması ile birlikte “Adres Mektup Birleştirme Alıcıları” penceresi açılır ve Şekil-9′ da görülen seçeneklerden ihtiyacımızı karşılayacak olan seçilerek listemizi düzenlemiş oluruz.

Şekil-9: Adres Mektup Birleştirme Alıcıları

Şekil-9′ da kırmızı dikdörtgen ile gösterilen alanda sunulmuş seçenekleri sırasıyla inceleyelim.

1.3.1.Sırala

Sırala özelliği, içeri aktarılmış verilerin belli bir kurala uygun sıralanması istenildiğinde kullanılabilecek özelliktir.

Örneğin zarf çıktılarının il ve ilçe alanlarına göre sıralı olmasını isteyebilirsiniz(Şekil-10).

Şekil-10: Alıcı Listesinin İstenilen Düzende Sıralanması

Şekil-10′ da da görüldüğü gibi alıcı listesi önce “İli” daha sonra ise “İlçesi” alanlarına göre sıralamaya tabi tutulacaktır.

1.3.2.Filtreleme

Filtreleme özelliği ise, içeri aktarılmış veriler içerisinde istenilmeyen kayıtların işlemlerin dışında tutulması istenildiğinde kullanılabilecek Word özelliğidir.

Şekil-11: Alıcı Listesine Filtre Uygulanması

Şekil-11′ deki ekran görüntüsüne bakıldığında, “İli” alanında “Ankara” yazmayan kayıtlar ile çalışılmak istenildiği anlaşılabilir.

Yani içeri alınmış verilerden kullanılmak istenilmeyen verileri dışarıda tutmak için kullanılabilecek Word özelliğidir.

1.3.3.Yinelenenleri Bul

“Yinelenenleri Bul” özelliği gereksiz tekrarların önüne geçilebilmek için kullanılabilecek Word özelliğidir.

Bu özellik yardımı ile alıcı listenizde birden fazla kopyaların olmasının önüne geçebilirsiniz.

Bir alıcıya birden fazla defa zarf bastırmak hatta birden fazla mektup göndermek istemezsiniz diye düşünüyorum.

1.3.4.Alıcı Bul

“Alıcı Bul” özelliği veri listesindeki kayıtların fazla olduğu ve aranan bir kaydın bulunmasında zorluk çekildiği durumlarda kullanılabilecek Word özelliğidir.

 

1.3.5.Adresleri Doğrula

Adresleri doğrula özelliği ile bilgisayarınızda adres doğrulama için kurulu bir program olması halinde içeri aktarmış olduğunuz kayıtlara ait adres verilerini adres doğrulama programı yardımıyla kontrol edebilirsiniz.

 

1.4.Alıcılara Ait Verilerin Zarf Üzerine Yerleştirilmesi

Şimdi sıra geldi alıcılar için zarfın şekillendirilmesine.

İçeri aktarılmış alıcı verilerinden istenilen alanlar seçilerek alıcı adresi oluşturulabilir.

Şekil-12′ de görüldüğü gibi bir zarf içerik olarak iki kısımdan oluşur.

Sol üstte bulunan ve kırmızı dikdörtgen ile işaretlenmiş alana gönderici ile ilgili veriler yerleştirilirken, sağ altta bulunan alana ise zarfın alıcısına ait ad, soyad ve adres bilgileri yer alır.

Örneğimizde göndericinin tek bir kişi olduğunu varsayarak sol üst tarafta bulunan alana herhangi bir “Birleştirme Alanı” eklemeyeceğiz. El ile göndericiye ait bilgileri yazacağız. Ancak sağ altta bulunan alana “Birleştirme Alanı” özelliği kullanarak alıcılara ait adres alanları ekleyeceğiz.

Şekil-12: Zarf Şablonuna Adres Alanları Ekleme-1

Peki alıcılara ait adres verileri zarf üzerine nasıl yerleştirilebilir?

Yapılması gereken öncelikle Şekil-12′ de sağ altta kırmızı ile gösterilen alana tıklamak ve imlecin bu alana konumlanmasını sağlamak olmalıdır.

İmlecin istenilen alana konumlandırılması halinde Şekil-13′ de görülen “Birleştirme Alanı Ekle” özelliğine tıklanması halinde Şekil-14′ de görüldüğü gibi içeri aktarılmış verilere ait alan adları liste halinde kullanıcıya gösterilir.

Şekil-13: Zarf Şablonuna Adres Alanları Ekleme-2

Kullanıcı listede görülen alanlardan istenen alanları fare ile imleci konumlandırdığı yere yerleştirerek anlamlı bir alıcı adres alanı oluşturabilir.

Şekil-14: Zarf Şablonuna Adres Alanları Ekleme-3

Şekil-14′ deki alanlar sırasıyla imlecin bulunduğu alana yerleştirilerek Şekil-15′ de görüldüğü gibi anlamlı bir alıcı adres alanı oluşturulmuş olunur. <<>> arasına yazılmış “Ad_Soyad” gibi yazılar içeri aktarılmış alan adlarını temsil ettiğini unutmayınız.

Diğer “Alıcı”, “Adres” gibi yazıları biz elle yazarak metnin daha anlamlı hale gelmesini sağladık.

Şekil-15: Alıcılara Ait Anlamlı Bir Alan Oluşturma

 

1.5.Yapılmış Çalışmanın Önizlenmesi

Bu kısımda ise, yazdırma işlemine geçmeden önce yapılmış çalışmayı incelemek ve olası yazım veya düzen hatalarını fark edebilmek için “Postalar” sekmesinde “Sonuçların Önizlemesini Görüntüle” grubunu kullanacağız.

Şekil-15: Sonuçların Önizlemesi

“Sonuçların Önizlemesi” özelliği ile önizlemeyi başlatabilir ve ok işaretleri ile kayıtlar üzerinde hareket ederek zarf üzerinde nasıl göründüklerini inceleyebiliriz(Şekil-15).

 

1.6.Çalışmaya Son Şeklinin Verilmesi

Zarf türümüzü seçtik, yazdırılacak zarflar için alıcı adreslerini içeri aktardık. Aktarılmış alanları zarfımız üzerinde istenilen yerlere yerleştirdik. Şimdi sıra çalışmamıza son şeklini vermeye geldi.

Şekil-16:

Şekil-16′ da görüldüğü gibi, “Postalar” sekmesi “Son” grubunda bulunan “Bitir ve Birleştir” özelliği ile ister belgelerinizi (zarflarınızı) yazdırır, isterseniz de “Tek Tek Belgeleri Düzenle” ile zarfları toplu şekilde bir dosya içerisinde her biri bir sayfa yer kaplayacak şekilde saklayabilirsiniz. Burada tercih size kalmış artık :).

1.7.Örnek Bir Zarf Hazırlama Uygulama Videosu

 

Osman SELVİ

Bir cevap yazın