Word İle Belgelerin Karşılaştırılması veya Birleştirilmesi

İş hayatımızda çeşitli sebeplerden Word dosyalarımızı iş arkadaşlarımızla paylaşma ihtiyacı oluşur. İlgili kişi veya kişilerle paylaşımdan sonra belgemiz üzerinde çeşitli değişiklikler yapar ve belgenin son halini paylaşırlar.

Peki gönderilen dosya ile değiştirilmiş kopyasını karşılaştırma ihtiyacımız oluşursa ne yapılabilir?

Bu sorunu iki cevabı var.

Birincisi iki dosyayı yan yana koyar ve satır satır karşılaştırırsınız:(. Belgenizin onlarca sayfadan oluşabileceğini düşündükçe tüylerim diken diken oluyor.

İkinci yöntem ise, iki belgenin karşılaştırması görevini Word’ de yüklemektir. Bu özelliği kullanmanız halinde belgeler arasındaki tüm farklılıkları Word yardımıyla öğrenilebilir.

Peki dosyaları sadece karşılaştırmak mı yoksa karşılaştırdıktan sonra ikisinden yeni bir dosya mı oluşturmak istiyorsunuz.

İster iki dosyayı sadece karşılaştırmak isteyin, isterseniz de ikisini karşılaştırdıktan sonra değiştirilmiş belgede benimsediğiniz bazı değişikliklerin de olduğu yeni bir dosya mı oluşturmak isteyin, her iki isteği Word kendisi size sizin yerinize gerçekleştirebilir.

word_belgeleri_karsilastirma_veya_birlestirme

Şekil-1: Belgelerin Karşılaştırılması veya Birleştirilmesi

 

1. Word Belgelerinin Karşılaştırılması

İki Word dosyasının karşılaştırılması isteniyor ise “Gözden Geçir” sekmesi altında bulunan “Karşılaştır” (Şekil-1) özelliği kullanılmalıdır.

word_belgeleri_karsilastirma_veya_birlestirme_2

Şekil-2: Özgün ve Değiştirlmiş Belgelerin Şeçilmesi

İki belgeyi karşılaştırmak için “Karşılaştır” özelliğini seçtinizde karşınıza Şekil-2 de görülen “Belgeleri Karşılaştır” penceresi ile Word sizden özgün belgeniz ile gözden geçirilmiş belgenizin seçmenizi isteyecektir.

Şekil-2 de görülen “Özgün Belge” bölümünde bulunan sarı klasör simgesine tıklayarak bilgisayarınızda bulunan değişikliğe uğramamış dosyanızı seçebilirsiniz. “Gözden geçirilmiş belge” bölümünde bulunan klasör simgesine tıklayarak da değişikliğe uğramış dosyanızı seçebilirsiniz.

Seçim işlemini gerçekleştirdikten sonra Tamam butonuna tıklamanız halinde Word iki dosyayı karşılaştırıp Şekil-3′ de görülen türde bir sonuç üretecektir.

Dört ayrı alandan oluşan pencerede size aşağıda detaylı olarak açıklanmış bilgiler sunulur.

word_belgeleri_karsilastirma_veya_birlestirme_3

Şekil-3: Belgelerin Karşılaştırılması Sonucunda Ortaya Çıkan Sonuç Pencere

1.Düzeltmeler: Bu alanda Word iki belge arasında yaptığı karşılaştırmalar sonucunda bulduğu farklılıkları listeleyecektir.

2.Karşılaştırılan Belge: Aşağıda üçüncü ve dördüncü maddelerde anlatılan özgün belgeniz ile değiştirilmiş belgenin bir pencereden farklılıkların gösterildiği penceredir.

3.Orjinal Belge: “Belgeleri Karşılaştır” penceresinde seçilmiş olan değişikliğe uğramamış dosyanın gösterildiği penceredir.

4.Gözden Geçirilmiş Belge: “Belgeleri Karşılaştır” penceresinde seçilmiş olan  ve üzerinde değişikliklerin yapıldığı dosyanın gösterildiği penceredir.

2. Word Belgelerinin Birleştirilmesi

Şekil-1′ de 2 ile gösterilen Birleştir özelliği Karşılaştırma özelliğine ek olarak iki belgeyi karşılaştırdıktan sonra, her iki belgede farklı olan kısımları teker teker değerlendirip değişikliklerin bir kısmını kabul, bir kısmını da reddettikten sonra iki dosyadan yeni bir üçüncü dosya oluşturmak için kullanılan Word özelliğidir.

Bu özelliği kullanmak istemeniz halinde “Karşılaştır” özelliğinde geçmiş olduğunuz işlem basamaklarından geçeceksiniz(Adımları tekrar burada anlatmayalım).

Farklı olarak, Şekil-3′ de “Düzeltmeler” penceresinde belgeler arasındaki farklılıkları değerlendirmeniz gerekir.

Değerlendirmeden kastettiğimiz, “Özgün Belge” ile “Gözden Geçirilmiş Belge” farklılıklarından hangilerini benimsiyor iseniz Şekil-4 ‘de gösterilen “Kabul Et” butonu ile onaylayıp, hangisini benimsemiyor iseniz yine Şekil-4 ‘de gösterilen “Reddet” butonu ile reddetmeniz gerekmektedir.

word_degisiklikleri_izle_2

Şekil-4: Değişiklikleri Kabul Edilmesi veya Reddedilmesi

İki belge üzerinde “Düzeltmeler” penceresindeki farklılıkları değerlendirdikten sonra belgeyi kaydetmeniz halinde üçüncü bir dosya elde edebilirsiniz. Bu dosya diğer iki dosyanın karşılaştırılması sonucu elde edilmiş üçüncü sonuç dosyanız olacaktır.

2.1.İki Word Dosyasının Karşılaştırıldıktan Sonra Yeni Bir Dosya Oluşturma Uygulaması Videosu

Osman SELVİ

Bir Cevap Yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir